Tietosuojaseloste.

Päivitetty: 5.6.2024

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Nordic Growth Collective (jäljempänä ”me”) käsittelee henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

1. Rekisterinpitäjä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotuissa tietojenkäsittelytilanteissa rekisterinpitäjänä toimii: 

Xqution Oy

Y-tunnus: 3296895-6

Osoite: Kortekuja 6, 01150 Söderkulla

2. Yhteystiedot

Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot:

Nimi: Heini Olsson Sihvonen

Yhteystiedot: heini@xqution.com

3. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä ne kerätään?

a)   Verkkosivut

Käsittelemme verkkosivuillamme (nordicgrowthcollective.com) vierailijoiden verkkotunnistetietoja, kuten selailutiedot, evästetiedot ja IP-osoitteet. Voit muokata evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista. On huomioitava, että evästeiden poistaminen käytöstä voi aiheuttaa sen, että osa sivuston toiminnallisuudesta tai palveluista lakkaa toimimasta.

Verkkosivullamme voit myös jättää meille yhteydenottopyynnön yhteydenottolomakkeen kautta.

Yhteydenottolomakkeella kerätyt henkilötiedot ovat: nimi, titteli, yritys, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä suoramarkkinontiluvat- ja kiellot ja mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Keräämme tiedot pääasiassa sinulta itseltäsi, kun täytät lomakkeen ja lähetät ne meille tai kun vierailet verkkosivuillamme. Joskus voimme myös kerätä tietoa julkisista lähteistä (kuten edustamasi yhtiön internet-sivuilta tai sosiaalisesta mediasta).

b)   Liikesuhteiden hoitaminen

 Käsittelemme toimintamme yhteydessä asiakasyritystemme, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöjen yhteystietoja, kuten nimiä, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä tietoa siitä, mitä yritystä henkilö edustaa, mikä hänen asemansa on ja missä toimipaikassa hän toimii ja mahdollisia muita rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Käsittelemme myös keskinäisen viestintämme sisältöjä ja edustamasi yrityksen asiakkuuteen liittyviä tietoja ja palautetta.

 Keräämme tiedot pääasiassa kyseisiltä henkilöiltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Voimme saada yritysten yhteyshenkilöjen tietoja myös mm. tapahtumista ja messuilta tapahtumanjärjestäjältä tapahtuman ehtojen mukaisesti.

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen ylläpitäminen, kehittäminen ja analysointi

  • yhteydenpito asiakkaiden kanssa ja asiakaspalvelu ml. palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt

  • projektinhallinta

  • asiakashankinta ja suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen sekä muut markkinointitoimenpiteet (ml. segmentointi), niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus

  • verkostoituminen ja liikesuhteiden ylläpito

  • tapahtumien järjestäminen

  • sisäisen hallinnon järjestäminen ja laskutus

  • sopimuksiin ja lakiin perustuva raportointi, dokumentointi ja muu henkilötietojen käsittely

  • yrityksen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen

  • saatavien hallinta ja perintä

  • asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta

  • omien oikeuksiemme puolustaminen

  • Analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten. 

Henkilötietojen käsittelymme perustuu:

  • lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen, kuten  kirjanpito- ja verolainsäädäntöön liittyvien velvoitteiden täyttämiseen

  • sopimukseen (tilanteissa, joissa olet rekisteröitynä ko. sopimuksen osapuoli ja tietojen käsittely liittyy sopimuksen täytäntöönpanoon)

  • oikeutettuun etuumme kuten:

· ylläpitää asiakassuhteitamme ja palvella asiakkaitamme

· huolehtia asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme kanssa solmittujen sopimusten täyttämisestä

· verkostoitua, hoitaa liikesuhteitamme ja hankkia uusia asiakkaita

· ylläpitää toimivaa verkkosivuviestintää

· edistää, suunnitella ja kehittää liiketoimintaamme

· suojella oikeuksiamme ja suojautua meihin kohdistuvilta vaatimuksilta

· suoramarkkinointi siltä osin kuin käsittelyperuste ei ole suostumus

  • evästeiden käytön osalta suostumukseesi

5. Kenelle jaamme henkilötietoja?

Hyödynnämme ulkopuolisten palveluntarjoajien tuottamia digitaalisia palveluja käsitellessämme henkilötietojasi. Tällaisia palveluja ovat mm. sähköposti, tietojen säilytyspalvelut, uutiskirjeiden lähettämiseen liittyvä palvelu, sähköinen yhteistyöalusta, verkkosivun ylläpito, kirjanpitopalvelut jne. Olemme solmineet tällaisia palveluja koskevat palvelusopimukset palveluntarjoajien kanssa ja olemme rekisterinpitäjinä vastuussa käsittelemiemme henkilötietojen käsittelystä myös käyttämiemme digitaalisten palvelujen yhteydessä.

Jaamme myös asiakasyritystemme ja niiden yhteyshenkilöjen yhteystietoja muille Nordic Growth Collective-verkostossamme oleville asiakasyrityksille. Emme kuitenkaan jaa henkilötietoja muille verkostossa oleville yrityksille ilman kyseessä olevien henkilöiden suostumusta. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan myös luovuttaa Nordic Growth Collectiven valikoiduille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksia varten.

6. Siirretäänkö tietoja kolmansiin maihin?

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolisiin kolmansiin maihin. Mikäli joku meidän käyttämämme palveluntarjoaja käsittelisi henkilötietoja kolmansissa maissa, varmistamme, että henkilötietoja siirretään vain sellaisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on antanut tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, tai soveltamalla sopimuksemme osana Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. 

7. Tietojen suojauksen periaatteet ja  henkilötietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.

Käsittelemme henkilötietojasi niin pitkään kuin se on tarpeen käsittelyn käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Asiakkaidemme ja muiden yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöjen henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään 5 vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen mahdollisten vastuiden ja velvoitteiden toteuttamiseksi (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Voimme kuitenkin asiakas- ja yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen säilyttää rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa puitteissa. Kun saamme tiedon siitä, että yhteyshenkilö ei ole enää kyseisen asiakas- tai kumppaniyrityksen palveluksessa, poistamme yhteyshenkilön tiedot.

Myös laista voi johtua tiettyjä säilytysaikoja, joita noudatamme toiminnassamme. Säilytämme esimerkiksi kirjanpitoaineiston kirjanpitolain edellyttämällä tavalla 6-10 vuotta.

Säilytämme mahdolliset toimintaamme liittyvät palautteet ja reklamaatiot vähintään laissa tai sopimuksessa määriteltyyn reklamaation tai kanteen vanhentumisaikaan saakka. 

8. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet omia henkilötietojasi koskien:

 

  • Oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi.

  • Oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

  • Oikeus kieltää tietojesi käsittely makkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa.

  • Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista (nk. oikeus tulla unohdetuksi), kun tiedon säilytys ei enää ole tarpeen tai vaihtoehtoisesti oikeus saada henkilötietojen käsittely rajatuksi vain tarpeellisiin käyttötarkoituksiin, mikäli tietoja ei voida kokonaan poistaa.

  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

  • Oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

 Mikäli haluat tarkistaa meillä olevat henkilötietosi tai käyttää muita yllä mainittuja oikeuksiasi, pyydämme toimittamaan pyyntösi meille kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen: heini@xqution.com

Lisäksi, jos katsot, että oikeuksiasi on rikottu, voit tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle. Suomessa toimivaltaisena viranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi).